Оформление и ведение электронных трудовых книжек началось в январе 2020 года в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Переход к такой версии книжек является для всех добровольным, кроме тех граждан, которые впервые будут устраиваться на работу в 2021 году.
У таких сотрудников вся информация о периодах работы будет изначально вестись только в электронном виде.
Остальным работникам до 31 декабря 2020 года нужно подать письменное заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки или о её электронном ведении. Те, кто выберет электронную версию трудовой книжки, получают бумажную на руки с указанием сделанного выбора.
Бумажная версия в данном случае не теряет своей силы и может применяться наравне с электронной. Её обязательно нужно сохранить, так как она является источником информации о трудовой деятельности работника до 2020 года.
В электронной трудовой книжке отмечаются только данные с 2020 года.
В случае сохранения бумажной версии работодатель продолжит вносить в нее информацию о трудовой деятельности, наряду с электронной.
- оперативный доступ работников ко всей информации о трудовой деятельности;
- возможность дистанционного устройства на работу и оформления пенсий;
- уменьшение расходов работодателей на покупку и хранение бумажных книжек;
- информация из электронной версии книжки может быть использована для получения государственных услуг;
- более оперативная обработка сведений о трудовой деятельности для государственных органов, а также для работодателей.
- данные о сотруднике и даты приема/увольнения/перевода;
- место работы, должность, специальность, профессия, уровень квалификации;
- структурное подразделение, тип выполняемой работы;
- кадровые мероприятия и причины расторжения трудового договора.
С 1 января 2020 года работодателям необходимо каждый месяц не позже 15 числа представлять в Пенсионный фонд России информацию о трудовой деятельности работников. А с 1 января 2021 года во время приема и увольнения сотрудника данные о трудовой деятельности необходимо предоставить не позже рабочего дня, который следует за днем приёма/увольнения.
Согласно изменениям, внесенным в Трудовой кодекс РФ (от 16.12.2019), в течение 2020 года работодателям нужно:
- в случае необходимости изменить или принять локальные акты;
- внести изменения в коллективные соглашения и договоры;
- быть технически готовыми к предоставлению информации о трудовой деятельности в ПФР;
- до 30 июня 2020 года письменно проинформировать всех работников об изменениях в трудовом законодательстве по ведению электронных трудовых книжек.
- работодатель должен продолжать вносить в нее информацию;
- в случае дальнейшего трудоустройства сотрудник сохраняет право на дальнейшее ведение бумажной книжки.
Сотрудники, которые не подали заявление до 31 декабря 2020 года, могут сделать это в другое время. К таким работникам относятся:
- сотрудники, не исполнявшие свои трудовые обязанности, но сохранившие место работы (к примеру, на время отпуска, временной нетрудоспособности);
- сотрудники, имеющие стаж работы согласно трудовому договору, однако на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях.
Тот работник, который подал заявление о переходе только на электронную трудовую книжку, получает на руки свою бумажную книжку, при этом работодатель освобождается от ответственности за ее ведение.
Необходимо проинформировать сотрудника о том, что бумажная книжка всё ещё сохраняет силу и может использоваться наравне с электронной.
Использование электронных трудовых книжек предусмотрено Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который вносит изменения в:
- Трудовой кодекс РФ и устанавливает возможность оформления данных о трудовой деятельности в электронном виде;
- Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и устанавливает обязанность работодателей с 01.01.2020 представлять данные о трудовой деятельности сотрудников в информационную систему Пенсионного фонда России.
